Перевод офиса на удаленную работу

Перед многими компаниями стоит задача: не только перевести сотрудников из офиса на работу из дома, но и сохранить при этом эффективность.

Что для этого нужно сделать, на что обратить внимание!

1. Организация единого цифрового информационного пространства.

Обеспечьте всех сотрудников необходимым ПО и оборудованием.
Организуйте доступ к общедоступным онлайн-ресурсам и мессенджерам.

1.1. Удаленное администрирование.
Установка на компьютеры сотрудников системы удаленного контроля и управления (TeamViewer) и виртуальной сети VPN. Это делается для того, чтобы можно было организовать удаленную помощь при установке и настройке ПО, и решить проблему безопасности.
1.2. Обеспечение сотрудников необходимым оборудованием для аудио-, видео- связи через ПК или ноутбук.
1.3. Обеспечение сотрудников устойчивым Интернетом, В большинстве случаев это решается с помощью стационарной домашней линии.
1.4. Подготовка и обеспечение обязательным ПО:
- общий чат для всей компании: Telegram, Slack, MS Teams, для маленьких компаний подходит Discord;
- ПО для видеозвонков и видеоконференций: Zoom, Skype, Hangouts и др.; во время звонков включается видео; все договоренности о звонках делаются через чат и заносятся в календарь; можно сохранять записи наиболее важных звонков;
- календарь для учета всех звонков, встреч и совещаний; стандартное решение содержится в Google Suit и в Office 365;
- облачное хранилище информации; Google Disk (Docs), Office 365;
Никаких папок на личных ПК сотрудников!
- e-mail для дополнительного контроля;
- ПО и сервисы для организации совместной работы: таск-менеджер (Битрикс 24, Trello, Jira), графический редактор (Miro, Figma).

2. Подготовка кадровых вопросов

2.1. Список сотрудников для перевода на дистанционную работу.
Часть сотрудников может остаться работать в офисе. У них должен быть доступ к тому же набору инструментов (чат, ПО, переговоры, календарь, хранилище и др.).
2.2. Документальное обеспечение в соответствии с требованиями ТК РФ к дистанционной работе.
2.3. График работы для каждого сотрудника. Учетные карточки.
2.4. Обучение сотрудников принципам удаленной работы.

Важное правило: контролируйте не присутствие на рабочем месте, а выполнение задач.

3. Принципы эффективной удаленной работы

Базовый набор инструментов - только половина успеха. Правильная работа с ними и соблюдение базовых принципов - вторая половина!

3.1. Все удаленные сотрудники обязаны соблюдать часы присутствия на рабочем месте.
3.2. Общий чат - основная связующая сила команды.
3.3. Видеозвонок в условиях удаленной работы заменяет реальную встречу и является одним из основных способов решения всех вопросов.
3.4. Четкая организация рабочего места сотрудника. Это, по возможности, должно быть отдельное помещение, надежный канал Интернет, наушники и гарнитура. Личные дела во время работы исключаются.
3.5. После того, как проведено обучение сотрудников работе с основными инструментами и знакомство с принципами работы, выполнены решения IT и кадровые вопросы, осуществляется старт работы в режиме Home Office.

4. Работа в режиме Home Office

4.1.
- Чек-лист о готовности IT службы и отдела кадров.
- Объявление о дате старта.
- Все мероприятия заносятся в календари. Вместо обычных встреч - видеозвонки.

4.2. Ежедневные оперативные совещания по 15 – 20 минут. Цель таких планерок - отчет о проделанной работе и постановка задач на день.

4.3. Настроить сотрудников на то, что они должны быть все время на связи. Важно быстро получать обратную связь.

4.4. Фиксировать все задачи с дедлайнами в таск-менеджере. При невозможности выполнить задачу вовремя, исполнитель обязан информировать руководителя и согласовать новый срок выполнения.

4.5. Основные правила проведения встреч:
- регулярные встречи со всей командой - не реже 1 раза в неделю, отдельно - с ключевыми сотрудниками лично;
- время встречи назначается заранее и фиксируется в календаре;
- составляется план встречи;
- встреча начинается в указанное время;
- соблюдается продолжительность встречи;
- составляется отчет;
- все достигнутые договоренности фиксируются в таск-менеджере.

4.6. Еженедельный отчет в строго указанное время и составление плана на следующую неделю.

4.7. Систематические личные беседы с сотрудниками. Это позволит вовремя получать обратную связь, отслеживать настроение каждого члена команды, своевременно вносить коррективы и поддерживать мотивацию.

В первое время будет много вопросов - сотрудникам понадобится канал поддержки в чате.

Для того, чтобы эффективно управлять компанией дистанционно, понадобятся четкое выполнение принципов и правил, и значительные системные усилия.

Мы искренне желаем Вам успеха в освоении технологии дистанционной работы и сохранения ее эффективности!