Найти личного помощника

Личный помощник — это специалист, который оказывает комплексную поддержку руководителю, берет на себя организационные и административные задачи. Его цель — освободить время работодателя для решения важных задач, снизить нагрузку и обеспечить комфорт в повседневной жизни.

Личный помощник может работать:
- в офисе или удалённо;
- сопровождать работодателя в поездках;
- на постоянной основе или временно — для выполнения конкретных задач или в периоды высокой нагрузки.

Кадровое агентство «Аспект» специализируется на профессиональном подборе секретарей/личных помощников. Консультанты агентства имеют углубленные знания, опыт и все необходимые профессиональные навыки для успешного закрытия вакансии личный помощник в короткие сроки.

К личным помощникам предъявляются особые требования:

высокая организованность и умение работать в режиме многозадачности;
коммуникативные навыки (в письменной и устной форме);
умение оперативно решать проблемные, сложные ситуации;
владение информационными технологиями, программами для управления задачами, электронной почтой, приложениями для онлайн-совещаний и др.;
эмоциональный интеллект, эмпатия, способность понимать потребности и ожидания руководителя;
соблюдение конфиденциальности.

Личного помощника могут нанимать предприниматели, топ-менеджеры, известные персоны, блогеры, политики, общественные деятели, семьи с высоким уровнем дохода.

Должностные обязанности личного помощника

Организация рабочего процесса. Планирует день руководителя: составляет расписание, согласовывает встречи, ведёт календарь, отслеживает сроки. Готовит материалы для совещаний и переговоров (презентации, отчёты, проекты документов).
Работа с документами и документооборотом. Принимает и регистрирует входящую и исходящую корреспонденцию, проверяет проекты документов перед подписью руководителя, контролирует их исполнение. Может готовить отчёты, протоколы совещаний, пресс-релизы. Систематизирует документы, формирует дела для архива.
Коммуникация. Фильтрует звонки и сообщения, ведёт деловую переписку (в том числе от лица руководителя), передаёт поручения коллегам и контролирует их выполнение. Координирует взаимодействие с подразделениями, партнёрами и клиентами. Иногда сопровождает руководителя на встречах, помогает с протоколом.
Организация мероприятий и поездок. Бронирует билеты и гостиницы, готовит документы для командировок, решает логистические вопросы. Участвует в организации конференций, корпоративных мероприятий.
Решение оперативных и личных задач. Выполняет разовые поручения — от рабочих (найти информацию, связаться с кем-то) до бытовых (забронировать столик, подобрать подарок, организовать доставку).
Административная поддержка. Обеспечивает рабочее место руководителя: заказывает канцтовары, следит за наличием оргтехники, создаёт комфортные условия для работы.
Контроль и аналитика. Отслеживает, как выполняются поручения и сроки, анализирует причины задержек и предлагает, как их избежать. Готовит краткие сводные материалы или аналитические обзоры для принятия решений.
Соблюдение конфиденциальности. Работает с чувствительной информацией, поэтому важно не разглашать то, что стало известно в ходе работы.

Сложности при подборе личного помощника

Подбор личного помощника — непростая задача: роль предполагает и высокую вовлечённость в дела руководителя, и доступ к чувствительной информации.

Неоднозначность функционала

Личный помощник может совмещать секретарские, административные, бизнес‑ассистентские и даже бытовые задачи

Высокие требования к soft skills

Нужны исполнительность, стрессоустойчивость, умение расставлять приоритеты, проактивность и тактичность

Совместимость с руководителем

Помощник должен «сходиться» с начальником по темпу работы, стилю коммуникации и личным границам

Доступ к конфиденциальным данным

Должность связана с высокими рисками утечки информации или злоупотреблений

Завышенные или противоречивые ожидания

Руководители нередко хотят одновременно «опытного, недорогого и сразу готового к работе». Это сужает пул кандидатов

Значительные затраты времени

Значительные затраты времени на поиск и отбор кандидатов.
Это может отвлекать руководство компании от основных бизнес-процессов.

Преимущества при подборе личного помощника через кадровое агентство "Аспект"

Экономия Вашего времени

Поиск подходящего кандидата - трудоёмкий процесс: разместить вакансию, обработать сотни резюме, провести интервью и личную оценку кандидатов. Кадровое агентство "Аспект" берёт эти задачи на себя; Вы получаете уже отобранных кандидатов, соответствующих Вашим требованиям.

Актуальная информация

Всегда актуальная информация о состоянии рынка труда.
Накопление кадрового резерва в ходе работы по специализации секретариат, административный персонал.

Экспертиза в специализации административный персонал

Специалисты кадрового агентства "Аспект":
- более 18-ти лет специализируются на подборе личных помощников;
- знают специфические особенности данной вакансии;
- в состоянии компетентно оценить опыт и способности кандидатов;
- проводят переговоры с кандидатами на понятном им языке;
- проводят личную оценку всех кандидатов на соответствие требованиям технического задания работодателя, изложенных в заявке на подбор личного помощника.

Снижение рисков

Снижение рисков при подборе личного помощника:
- Неподходящие компетенции. Есть риск нанять человека, который в целом силён, но не закрывает именно ваши потребности.
- Проблемы с мотивацией и удержанием. Частая смена помощников — это дополнительные затраты на поиск и адаптацию.
- Риск утечки информации. Личный помощник часто имеет доступ к конфиденциальным данным.
- Ошибки в процессе подбора. Проверить рекомендации, обсудить с кандидатом его реальные цели, продумать введение в должность.
Кадровое агентство "Аспект" минимизирует эти риски за счет тщательного отбора; предоставляет гарантию бесплатной замены от 3-х месяцев.

Конфиденциальность

Если Вы не хотите афишировать открытие вакансии, кадровое агентство "Аспект" гарантирует Вам анонимный поиск.

Гибкость и скорость

Оперативность в закрытии вакансии (первые кандидаты — в течение 1–3 дней).
Подбор специалиста под Ваши потребности.

Экономическая целесообразность

Услуги кадрового агентства "Аспект" стоят 10% от годового дохода специалиста.
Это выгоднее, чем:
- содержать штатного менеджера по подбору персонала;
- тратить время и средства на самостоятельный поиск;
- нести убытки из-за возможных ошибок в подборе.

Как осуществляется подбор личного помощника через кадровое агентство "Аспект"

1

Обсуждение профиля вакансии и условий сотрудничества. Подготовка коммерческого предложения кадрового агентства "Аспект"

2

Подготовка и согласование договора и заявки (приложения) на подбор личного помощника

3

Поиск, отбор кандидатов, проведение развернутых телефонных интервью, оценка навыков

4

Представление кандидатов — отправка резюме с комментариями

5

Организация собеседований у работодателя, координация работы с финалистами

6

Сопровождение выхода финалиста на работу

7

Оплата услуг кадрового агентства "Аспект" по факту выхода кандидата на работу, в течение 5-ти банковских дней (одна рабочая неделя)

8

Предоставление гарантии на бесплатную замену от 3-х месяцев

Подобрать личного помощника

Итог: обращение в кадровое агентство "Аспект" позволяет в оперативные сроки, на выгодных условиях найти квалифицированного личного помощника с опытом работы, соответствующим требованиям работодателя, снизить риски ошибок подбора, сосредоточиться на основной деятельности компании.

Заказать обратный звонок

Если у вас есть вопрос, напишите нам, используя форму обратной связи

Нажатие кнопки «Отправить» означает Согласие на обработку моих персональных данных, в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 года, на условиях Политики конфиденциальности